Gestão de Fornecedores
TOP 6 benefícios da automação dos processos para uma empresa
Tarefas rotineiras e burocráticas tomam tempo e consomem recursos de uma organização, o que faz com que os benefícios da automação de processos fiquem ainda mais evidentes quando essa automatização de atividades é implementada.
Investir em uma automação se tornou uma necessidade. Entretanto, muitos gestores ainda têm receio sobre o impacto que essa tecnologia terá no negócio e as possíveis dificuldades em adotar esse processo.
Já que muitas dessas apreensões são originadas pela falta de conhecimento, preparamos um artigo para mostrar como funciona e quais as vantagens da automação de processos para organizações empresariais.
Quer dominar o assunto e saber como ele pode melhorar o desempenho da sua empresa? Então basta continuar a leitura!
O que é a automação de processos?
Na prática, a automação de processos pode ser encarada como a transformação de uma tarefa manual e recorrente em um mecanismo virtual e imediato, que elimina a necessidade de interação humana e agiliza o andamento do fluxograma operacional.
Faz parte da transformação digital no ramo empresarial, que permitiu aumentar a eficiência geral e otimizar a comunicação entre os setores internos ao introduzir sistemas de controle inteligente para registrar as mudanças relevantes nesses processos, desde a mudança de responsável até alteração no status e notificação de alertas.
O principal objetivo, que também está entre os benefícios da automação de processos, é reduzir custos de tempo, verba e mão de obra em tarefas que não agregam valor para a organização.
Como é feita a automatização de processos de uma empresa?
Logo no início deste artigo, comentamos que muitas empresas ainda não investem em automatização de processos. Todavia, até mesmo nesses negócios é possível que já existam processos automatizados.
Sua empresa realiza transmissão de mensagens automáticas de acordo com o estágio da compra? Existem e-mails programados para serem enviados aos clientes que abandonam uma transação? O site da sua organização possui um chatbot para atendimento?
Ao contrário do que muitos imaginam, a automação pode estar presente em processos corriqueiros com relativa facilidade e sem a necessidade de uma ampla estrutura tecnológica.
De uma maneira generalizada, podemos representar a automação dos processos como a realização de tarefas recorrentes sem interação humana e de forma automática, muitas vezes integrando diferentes sistemas. Com ela, a produção é “enxugada”, reduzindo o trabalho e tempo de execução das atividades.
Agora que sabemos como é feita, vamos conhecer os principais benefícios da automação de processos!
Os 6 benefícios da automação de processos para uma empresa
1. Padronização de processos
O primeiro benefício da automação de processo é a padronização das demandas. Tarefas manuais podem ser executadas de maneira diferente, dependendo do colaborador envolvido, aumentando a probabilidade de dados conflitantes e o risco de falhas.
Como a padronização de processos é uma meta de muitas companhias, ela pode ser alcançada com essa metodologia, se tornando uma das maiores vantagens da automatização.
Principalmente em organizações que lidam com produtos e/ou serviços em grande escala, os processos que são realizados manualmente podem sofrer discrepâncias na execução, além de possíveis falhas e incoerências, prejudicando o objetivo do almejado padrão.
Com esses parâmetros seguidos por máquinas, os erros humanos são reduzidos significativamente e a gestão da área ganha mais qualidade.
A relação entre automação e padronização também foi tema do vídeo abaixo do Organize na Prática:
2. Otimização da produtividade e tempo
Esse pode ser um dos pontos mais óbvios, mas não deixa de ser um importante benefício da automação de processos de uma empresa.
Com a implantação de ferramentas digitais para realizar trabalhos repetitivos, como um software SRM, o tempo gasto pelos colaboradores nessas tarefas é reduzido drasticamente — quando não completamente.
Com isso, o tempo antes empregado na geração de um relatório, para o qual devem ser coletadas informações de diferentes áreas para elaborar um documento, pode ser investido em um planejamento anual.
Isso não só reduz a possibilidade de erros nesse documento, como também permite que sua empresa melhor utilize seus recursos em atividades estratégicas.
3. Aprimoramento da gestão de riscos e compliance
Gestão de riscos e compliance são termos de destaque no nosso blog por causa da sua importância atual dentro das grandes empresas.
A governança empresarial e o compliance são aliados na busca por uma operação ética e responsável. Porém, elas dependem da adoção das diretrizes e políticas pelas equipes para alcançar os resultados esperados.
Com os processos automatizados, tudo que é feito já estará em conformidade com o compliance estabelecido pela empresa. Ademais, já que todas as ações são registradas para consulta posterior, você terá um histórico já compilado para possíveis auditorias.
Uma das áreas que se beneficiam da união da automação de gestão de riscos e compliance é a de procurement.
Com softwares como o da Linkana, que automatiza todo o processo de qualificação de fornecedores e compliance, a gestão da área de compras se torna mais segura, eficiente e econômica — benefícios que todas as empresas buscam.
Além disso, com o nosso software, os relatórios gerenciais ganham uma visibilidade descomplicada, já que as informações podem ser monitoradas por meio de dashboards customizados.
4. Simplificação do acesso às informações
Um dos grandes desafios nas empresas atuais, o acesso às informações só costuma ser olhado de forma mais séria em um momento de necessidade, como em uma auditoria.
Com a substituição de processos manuais por um software, todos os dados estarão reunidos em um único ambiente, disponíveis para serem acessados a qualquer momento — e, em muitas vezes, em qualquer lugar.
Como benefício da automação de processos, temos uma alteração pontual, que acaba por reduzir a interdependência entre setores e até mesmo colaboradores, evitando que um funcionário ou setor se sobrecarregue com uma demanda urgente de agrupamento de dados.
Inclusive, esse é mais um exemplo de possibilidade de redução de erros ocorridos por falhas de comunicação, ou até mesmo pela pressão e necessidade dos dados, que pode causar uma urgência que resulta em falhas.
Leia também: Conheça 6 das principais tecnologias utilizadas na cadeia de suprimentos
5. Aumento da competitividade
50% dos processos da sua empresa foram automatizados. Isso significa que o trabalho acabou? Não! Pelo contrário!
Com os processos automatizados, os gestores ganham tempo para avaliar e alterar as tarefas, ganhar mais agilidade e remover possíveis gargalos que não eram vistos até então.
Entre análises e otimizações, a empresa cresce e a qualidade dos produtos ou serviços aumentam, dando destaque para seu negócio diante a concorrência e, com isso, aumentando os lucros.
6. Diminuição de gastos
Logo após o aumento de lucros, vamos abordar outro tópico financeiro: a diminuição de gastos da empresa automatizada. E aqui são vários os motivos:
redução do uso de insumos como papel;
uso de armazenamento digital de arquivos;
menor chance de erros;
possibilidade de atender mais clientes com o mesmo nível de qualidade;
levantamento de gargalos que causam prejuízos;
mais agilidade nos processos sem abandonar padrões.
Apesar de a automação de processos ter custo financeiro, ela representa uma ótima ferramenta para a diminuição de gastos, pois permite um olhar mais macro do negócio, o que reduz os erros e, como consequência, aumenta a economia.
Um ótimo exemplo dessa economia aconteceu no Governo da Bahia, onde a automação dos processos de recursos humanos geraram uma economia de mais de R$ 80 milhões.
Com a automação de mais de 90% dos processos de RH no Estado, a produtividade no setor também registrou um ganho de 10%.
Esses benefícios da automação de processos de uma empresa permite um profundo conhecimento sobre o próprio negócio e um olhar mais abrangente nos processos, tornando o ambiente mais competitivo e eficiente.
Dessa forma, a automação se torna uma estratégia de empresas que esperam melhor se posicionar no mercado se destacando dos concorrentes e criando uma cultura organizacional baseada na eficiência.
Qual a real importância da automação de processos?
Como você pôde ver até agora, automatizar tarefas e atividades é extremamente benéfico para o dia a dia e crescimento das empresas, e isso abrange negócios dos mais variados portes e segmentos.
Mas se formos listar a importância da automação de processos, os pontos que mais se destacam são:
traz a empresa para uma era mais digital e tecnológica, alinhando-a com a expectativa de clientes, investidores e demais stakeholders;
viabiliza tomadas de decisões baseadas em dados, visto que o fluxo de informações transacionadas ficarão registradas nos sistemas, podendo ser usadas para esse fim;
eleva o nível de competitividade do negócio, pois o torna mais moderno;
ajuda a reduzir custos operacionais, fator importante para a saúde financeira da companhia;
melhora o relacionamento com os clientes, sua jornada de compra, atendimento e outros pontos que podem contribuir para atração e fidelização dos consumidores;
tende a tornar o negócio mais rentável, por haver mais dinamismo nos processos e, com isso, redução no tempo de entrega das atividades e aumento da qualidade dos serviços e produtos, pois esses sofrem bem menos falhas.
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