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Automação no controle de gastos: adote a partir de 5 passos!
A automação no controle de gastos é uma das melhores maneiras de diminuir erros, aumentar a produtividade dos times, gerar economia de tempo e de dinheiro para a empresa, entre outras vantagens. Isso porque esse processo torna automáticas atividades que antes eram feitas manualmente.
Na prática, significa que serão utilizados softwares próprios para controlar os gastos do seu negócio, deixando esse processo muito mais fluido, rápido e preciso.
Isso não quer dizer que os profissionais que, até então, eram responsáveis por essa tarefa serão substituídos por máquinas. Na verdade, os sistemas financeiros que têm essa função são verdadeiras ferramentas de apoio para o dia a dia desses profissionais.
Além de reduzir a carga de trabalho, esse tipo de solução os deixa livres para se dedicarem a outras tarefas tão importantes quanto essa para o crescimento da empresa. No geral, todos ganham, e a companhia alcança mais e melhores resultados.
Somado a esses, existem vários outros motivos pelos quais vale a pena automatizar o controle de gastos do seu negócio. Siga a leitura para saber quais são e como implementar esse conceito a partir de cinco passos principais.
Por que automatizar o controle de gastos? 9 motivos
São várias as razões pelas quais você deve considerar a automação no controle de gastos na sua empresa. Uma delas é que companhias que automatizam processos têm três vezes mais chances de aumentar a lucratividade, e duas vezes mais de elevar a receita.
Essa informação vem de um levantamento realizado pela Capgemini Research Institute, centro de pesquisas da Capgemini, empresa global de consultoria e tecnologia.
O estudo também revelou que é possível reduzir em até 30% os custos a partir da automação de processos.
Considerando que o controle de gastos também pode ser automatizado, outros motivos pelos quais você deve adotar essa prática na sua empresa, são:
aumento da eficiência;
melhor aproveitamento dos recursos financeiros;
diminuição de desperdício de recursos;
controle financeiro mais preciso;
tomadas de decisão mais embasadas;
redução de problemas;
diminuição do risco de fraudes;
garantia de compliance;
transformação digital.
Veja, abaixo, detalhes de cada um.
9 possíveis resultados gerados pela automação no controle de gastos
1. Aumento da eficiência
As atividades se tornam mais eficientes, pois são realizadas em menos tempo e com menores chances de falhas e necessidade de retrabalho.
2. Melhor aproveitamento dos recursos financeiros
A partir da identificação das áreas que mais geram gastos, contribuindo para o remanejamento de verba entre os departamentos.
3. Diminuição de desperdício de recursos
Visto que a automação no controle de gastos ajuda a reconhecer mais rapidamente gastos desnecessários que podem ser cortados sem afetar a dinâmica de funcionamento do negócio.
4. Controle financeiro mais preciso
Decorrente do acompanhamento mais pontual de tudo o que é pago por meio da emissão de diferentes tipos de relatórios.
5. Tomadas de decisão mais embasadas
Baseadas em dados de gastos, previsão de despesas e custos, entre outras diretrizes essenciais para respaldar decisões.
6. Redução de problemas
A exemplo dos gerados pelo não pagamento de fornecedores na data acordada pela ausência de uma boa gestão financeira da sua empresa.
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7. Diminuição do risco de fraudes
Também por conta da identificação mais rápida e precisa do que está gerando gastos para o seu negócio.
8. Garantia de compliance
Evitando que sua empresa deixe de, por exemplo, pagar tributos em dia por conta de acompanhamentos imprecisos de despesas.
9. Transformação digital
Aumentando o potencial competitivo da sua companhia ao adequá-la às atuais práticas corporativas.
Dica de leitura: "TOP 6 benefícios da automação dos processos para uma empresa"
Quais as vantagens da automação no controle de gastos?
Como você deve estar imaginando, a automação no controle de gastos gera diversas vantagens para o seu negócio. Se formos listar os principais, o TOP 5 seria formado por:
redução de erros humanos;
aumento da produtividade dos times;
liberação dos funcionários para outras tarefas mais estratégicas;
economia de tempo e de dinheiro;
melhora do fluxo de caixa.
Não deixe de ler: "Automação em procurement: como melhorar a rotina da sua empresa?"
Como automatizar o controle de gastos? 5 dicas!
Achou tudo isso interessante e quer saber como promover a automação no controle de gastos no seu negócio? As melhores dicas que podemos dar para você são:
entenda a diferença entre custos e despesas;
rastreie os gastos da sua empresa;
defina políticas de controle de gastos;
adote uma cultura financeira;
encontre sistemas que atendam às suas necessidades.
1. Entenda a diferença entre custos e despesas
Custos são todos os valores inerentes à fabricação de produtos ou entrega de serviços, como a compra de matéria-prima.
Já as despesas não têm relação direta com o negócio principal da empresa, mas são essenciais para o seu funcionamento, a exemplo de pagamento de contas de consumo como água e luz.
O controle de gastos pode abordar esses dois critérios ao mesmo tempo, ou tratá-los separadamente.
2. Rastreie os gastos da sua empresa
Levante todos os gastos da sua empresa, diretos e indiretos. A ideia é montar uma lista com todos os itens que deverão ser considerados e calculados pelo sistema.
3. Defina políticas de controle de gastos
As políticas de controle de gastos definem regras e diretrizes de como os funcionários devem tratar esses valores. Esse documento também é essencial para nortear a parametrização do software que será usado para automatizar esse processo.
4. Adote uma cultura financeira
Os funcionários também precisam entender como a empresa espera que eles lidem com os valores disponíveis. Uma cultura baseada em responsabilidade financeira ajuda nesse entendimento e a operar os sistemas que serão usados para automatizar o controle de gastos.
5. Encontrar sistemas que atendam às suas necessidades.
Por fim, é preciso encontrar uma solução que atenda todas as necessidades identificadas anteriormente, que receba bem os processos que sua empresa realiza e as regras definidas por suas políticas.
Paralelo ao sistema de controle de gastos, você também pode usar outros que ajudam a reduzir custos e despesas, a exemplo do SRM da Linkana.
Considerando que, com a nossa solução, seu time economiza tempo na homologação de fornecedores graças à automatização e integração de aprovações, é possível diminuir gastos nessa área.
Além disso, essa ferramenta ajuda a encontrar os melhores fornecedores, contribuindo para alcançar ótimos custos-benefícios com essas contratações.
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