O que é a ISO 9001:2015, para que ela serve e como implementar essa norma na sua empresa

Por Leo Cavalcanti 09 de dezembro de 2020

Apesar de ser reconhecida facilmente por muitos consumidores, a ISO 9001:2015 também causa confusão não só para eles, como também para grande parte dos gestores de empresas. Será que sua implementação traz benefícios? Para que serve a ISO 9001:2015? E até mesmo: o que é exatamente a ISO 9001:2015?

Pensando nisso, preparamos um artigo com tudo o que você precisa saber para acabar com as dúvidas a respeito da ISO 9001:2015 e como é a implementação dela em um negócio. Está preparado?

Vamos começar do início: o que é a ISO 9001:2015?

Você pode pensar que o nome ISO 9001:2015 é uma coisa só, mas, na verdade, são vários pontos que resultam nessa norma.

Então não podemos falar sobre o que é a ISO 9001:2015 sem antes explicarmos a ISO 9001, uma norma reconhecida internacionalmente que foi criada para certificar o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) e determinar quais são os requisitos para a implementação desse sistema em uma empresa.

Mas para que implementar esse sistema? Para oferecer aos clientes a confiança de que os produtos e serviços que sua empresa fornece não só atenderão às necessidades deles, como também seguem um padrão de qualidade e segurança.

E caso você possua uma micro ou pequena empresa, não pense que ela não está apta a ser certificada: qualquer empresa, pública ou privada, pode conseguir essa certificação, independente do produto e/ou serviço que fornece.

Elaborada pelo Comitê Técnico Quality Management and Quality Assurance (ISO/TC 176), a ISO 9001 foi traduzida e publicada no Brasil pela ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas) em 2015, por isso seu nome é ABNT NBR ISO 9001:2015.

Também vale reforçar que a responsabilidade da fiscalização dessa norma, para garantir que todos os requisitos de qualidade sejam cumpridos, é do Inmetro (Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia).

Para que serve a ISO 9001:2015?

Nós já abordamos no tópico anterior que o principal objetivo da ISO 9001:2015 é garantir que os produtos e serviços fornecidos pela empresa satisfaçam os clientes com uma garantia de qualidade e segurança.

Mas para que isso aconteça, é necessário que a empresa realize uma série de ações, como:

Implantação de procedimentos que formalizem as atividades que influenciam na qualidade
Gerenciamento correto das matérias-primas e recursos humanos para a produção dos produtos
O comprometimento de toda a equipe com a satisfação do cliente
Estabelecimento de indicadores para monitoramento de processos e adaptações empresariais quando os objetivos não são alcançados.

A ISO 9001:2015 oferece benefícios para as empresas?

Para os clientes, a ISO 9001:2015 significa qualidade e segurança contínua nos produtos e/ou serviços adquiridos. Mas e para as empresas, existe alguma vantagem de seguir uma série de normas e adaptar inúmeros processos apenas para conquistar essa certificação?

E é claro que todo esse trabalho feito pela sua empresa trará resultados positivos! Essa certificação não só**** influenciará positivamente na reputação da sua marca perante seus consumidores, fornecedores, investidores e funcionários, como também ajudará em negociações e a conquistar novos negócios.

Outros benefícios da ISO 9001:2015 vão desde o fato de que sua companhia melhorará a organização interna, terá um melhor desempenho do negócio e comercial até que possibilitará um maior controle do negócio pela direção e acionistas.

8 passos para implementar a ISO 9001:2015 na sua empresa

Determine o processo de implementação correto para o seu negócio

As decisões da sua empresa na implementação da ISO 9001:2015 já começam logo de cara, com o processo de implementação que mais está de acordo com as suas necessidades - e com seu orçamento.

Atualmente, existem quatro caminhos que as empresas costumam optar por seguir:

Visitas presenciais à empresa: esse é o método convencional que costuma ser usado por grandes corporações, em que um consultor visitará a empresa e fará suas observações. Porém, as visitas não só podem custar alguns milhares de reais, como podem ser necessárias dezenas de vistorias de inspeção;
Compartilhamento de consultoria: para ajudar com os custos, muitas empresas optam por se unir para ter o mesmo profissional que ajudaria com as dúvidas. Nessa opção são divididos os custos de hospedagem e despesas do consultor, podendo derrubar o valor para mais da metade. Entretanto, esse ainda é considerado um valor alto para muitos negócios.
Dúvidas por e-mail: também é possível contratar empresas para sanar dúvidas diretamente por e-mail, que é mais impessoal, mas pode ter um valor bem mais baixo.
Software de gestão : a opção mais tecnológica permite a integração com outras ferramentas e softwares, mas deixa grande parte do trabalho nas mãos das equipes da empresa.

Olhar para o ISO 9001:2015 e minha empresa

Se você está pensando “quanto trabalho minha equipe vai ter para conseguirmos essa certificação”, que tal olhar primeiro para o sistema de gestão? Talvez você nem saiba, mas já cumpre vários dos requisitos que são pedidos pela norma.

Com essa avaliação, você poderá saber quais pontos já são atendidos e quais precisam ser implementados para decidir qual é o plano de ação.

Estabeleça um comitê de implementação

Após determinar o processo de implementação que sua empresa usará e avaliar quais são os principais pontos de melhoria, você precisará estabelecer um comitê de implementação da norma.

Não só uma pessoa específica que possui amplo conhecimento dos processos e funcionamento da empresa, como outros colaboradores que apoiarão no processo. De preferência, esses colaboradores precisam ser líderes ou ao menos conseguirem ser encarados dessa maneira para**** permitir que as ações sejam aplicadas sem contestação por outros funcionários.

A importância da liderança na ISO 9001:2015 virou até mesmo tema de vídeo, que você pode assistir logo abaixo:

https://www.youtube.com/watch?v=VFAdwVc4Z7k

Diagnóstico e planejamento

Com o comitê montado, chegou o momento deles colocarem as mãos na massa para criar o plano de ação para a implementação da ISO 9001:2015.

Com o diagnóstico realizado e os pontos de melhoria determinados, essa equipe também alinhará quais são os processos de implementação, quais pessoas serão responsáveis por quais atividades e quais são os prazos de cada etapa.

Leve a ISO 9001:2015 para toda a empresa

Você pode ter notado que os colaboradores são citados várias vezes ao longo do texto. E com razão: sem o apoio e envolvimento deles, a norma não funcionará na empresa. Mas para que seu comitê não encontre grandes dificuldades no engajamento dos colaboradores, algumas ações que podem ser realizadas são:

Apresentar a ISO 9001:2015 e explicar como será realizado o projeto de implementação
Criar uma identidade para o projeto, como logotipos, manuais e releases para a imprensa
Emitir comunicados com as atualizações do projeto
Realização de treinamentos sobre o assunto com os colaboradores

Implemente os requisitos da norma

Finalmente chegou o momento de iniciar a implementação. Mas um ponto importante é o cuidado no início. Muitas empresas se animam e iniciam a implementação com vários objetivos de curto prazo, acumulando trabalho para as equipes e os desmotivando.

Não se esqueça que além da efetivação do sistema de gestão da qualidade, sua empresa seguirá realizando melhorias dos processos da organização - tudo isso enquanto passa por uma mudança na cultura organizacional.

Por isso, já entre nesse projeto com a visão de curto, médio e longo prazo, pois a implementação pode demorar mais que o imaginado.

Realize uma auditoria interna

O processo de implementação da ISO 9001:2015 foi concluído, mas isso não significa que o trabalho acabou.

Esse é o momento da auditoria interna, em que seu comitê de implementação buscará confirmar que todas os processos foram implementados com sucesso ou então quais falhas ocorreram no processo. Também durante a auditoria interna pode ser revelada a necessidade de inclusão de dados que complementem os processos já implementados.

Conquistar a certificação com uma auditoria

Finalmente chegamos no último passo - e o mais esperado: a certificação ISO 9001:2015. Se a sua empresa deseja ter essa comprovação, é necessário contratar um órgão certificador, que tenha a possibilidade de realizar a auditoria oficial.

Com todas as aprovações conquistadas, o órgão emitirá o certificado. Mas atenção: essa comprovação possui um prazo de validade. Portanto, é necessário realizar um monitoramento constante das práticas, pois de nada adianta implementá-las uma vez e depois voltar aos processos antigos.

Por que a ISO 9001:2015 pode já fazer parte da sua empresa

Tudo que trouxemos neste artigo é uma prova de que, apesar da ISO 9001:2015 ser trabalhosa, ela é uma ótima maneira de garantir que seus processos estão otimizados e que sua marca será melhor vista por terceiros.

Mas enquanto esse processo acontece, você já parou para pensar em como a ISO 9001:2015 talvez já faça parte do seu negócio - ou pode começar a fazer parte hoje? Sua empresa não só é fornecedora, como também é consumidora de matérias-primas e insumos. Então, porque não buscar por essa certificação ao buscar por terceiros na sua rede de fornecedores?

Com a Linkana, sua empresa garantirá que os terceiros contratados não só possuem esse certificado, como também consultar certidões e documentos a fim de evitar erros e fraudes na homologação e qualificação de fornecedores, melhorando o relacionamento com parceiros.

Entre em contato com um dos nossos especialistas, pelo formulário abaixo, para entender como a Linkana pode ajudar o seu negócio: