Gestão de fornecedores: como fazer esse gerenciamento com excelência?

Categorias de fornecedores e tipos de riscos

Para identificar riscos de fornecedores de uma maneira adequada, é necessário categorizar e entender o tipo de fornecedor ou prestador de serviço que estamos lidando. 

Segmentar a base de fornecimento permite que empresas priorizem seus esforços de mitigação de riscos, considerando o nível de criticidade e importância do fornecedor dentre os milhares de fornecedores ativos, seja em termos de relevância financeira, operacional, ou até impacto reputacional na marca e imagem.

Em relação aos prejuízos potenciais, a pesquisa da Deloitte citada no início deste artigo revelou que 80% dos executivos de grandes empresas acreditam que a exposição a risco de fornecedores e prestadores de serviços pode custar de US$ 1 milhão a mais de US$ 1 bilhão por incidente.

Além disso, 64% dos entrevistados acreditam que esses problemas poderiam impactar as ações da empresa em até 10%, a depender da magnitude do incidente. 

Para entender melhor como esses riscos e prejuízos ocorrem na prática, é possível dividi-los em duas principais frentes: riscos operacionais e reputacionais, os quais são subdivididos.

Análise de riscos operacionais

Quando falamos em riscos operacionais, estamos nos referindo a riscos que impactam o dia a dia da operação da sua empresa. 

Entre eles, podemos citar ameaças e prejuízos de uma entrega de produto atrasada, riscos trabalhistas de um prestador de serviço terceirizado irregular, riscos financeiros de um fornecedor que interrompe um contrato de fornecimento por problemas de caixa, dentre outros. 

Os riscos operacionais variam conforme o tipo de fornecimento ou prestação de serviço, bem como do segmento da atividade econômica em que sua empresa se enquadra. 

Por isso, é tão importante realizar o mapeamento de riscos operacionais, avaliando a dependência e a importância financeira de cada fornecedor para o funcionamento da empresa.

Neste tópico, podemos fazer a análise de riscos operacionais listando alguns exemplos entre os principais segmentos de empresas no Brasil, bem como os potenciais prejuízos causados por problemas dessa natureza.

Risco operacional na indústria

Na indústria, os fornecedores considerados críticos normalmente são os diretamente ligados à sua produção. Isto é, fornecedores de matérias prima, insumos, embalagens, bem como prestadores de serviços ligados à manutenção de linhas de produção, transportadoras do produto fabricado, dentre outros. 

Considerando o impacto potencial que qualquer falha na cadeia de suprimentos pode ter na indústria, a empresa contratante precisa garantir o cumprimento de uma série de requisitos e políticas de conformidade por parte do fornecedor e prestador de serviço, todos eles previstos no planejamento da gestão de fornecedores, que vão desde:

• regularidade de documentos, licenças e certificações para execução da atividade;

• homologação técnica e de qualidade e dos insumos e produtos fornecidos;

• realização de visitas de campo para atestar estado das instalações e práticas do fornecedor;

• análise de demonstrações financeiras que permitam identificar riscos de interrupção ou atraso do fornecimento;

• acompanhamento e avaliação da performance do fornecedor ao longo do contrato, em especial em relação às condições de quantidade, qualidade e prazos de entrega acordados.

Na indústria automotiva, por exemplo, em apresentação realizada no I Fórum de Qualidade Automotiva, uma consultoria revelou que chega a R$ 5,6 bilhões por ano o custo de problemas de qualidade e performance de fornecedores na cadeia de autopeças brasileira.

Isso representa uma perda média de 6,6% em relação ao faturamento, que pode chegar a 9,1% da receita de empresas menores do setor.

Risco operacional no varejo e e-commerce 

Em grandes redes varejistas, tais como supermercados, lojas de eletroeletrônicos e e-commerces, existem riscos específicos dentro da cadeia de revenda de produtos e mercadorias. 

Abordamos esse assunto em mais detalhes em nosso artigo sobre compliance tributário, trazendo um exemplo específico do Grupo Pão de Açúcar (GPA), que é autuado anualmente em valores bilionários por adquirir mercadorias de fornecedores inabilitados ou inidôneos, por ausência ou problema no recolhimento do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços).

Risco operacional na área de Tecnologia da informação (TI) e tratamento de dados

Para bancos, empresas de serviços e tecnologia de uma maneira geral, os riscos de segurança da informação e tratamento de dados são extremamente sensíveis. 

As empresas precisam garantir que prestadores de serviços que tenham acesso a seu banco de dados cumpram uma série de requisitos de segurança, compliance e conformidade, que vão desde certificações técnicas, à comprovação de adequação à normas legais de tratamento de dados pessoais como a GDPR e LGPD.

Para se ter uma ideia da relevância de tais riscos, de acordo com relatório que analisa o impacto financeiro das violações de dados nas organizações divulgado pela IBM Security e pelo Instituto Ponemon, um vazamento de dados em uma empresa brasileira custou, em média, R$ 5,88 milhões, um aumento de 10,5% em comparação aos números de 2019.  

Bancos e empresas de serviços financeiros são os mais prejudicados, com prejuízos superiores a dois bilhões de reais.

Risco operacional de prestadores de serviços

O risco trabalhista tem uma importância especial no Brasil. Somos disparadamente o país campeão em processos trabalhistas, que correspondem a 21% do volume total de processos judiciais. 

Se comparado a outros países como a França, por exemplo, temos 10 vezes mais novos casos por 100 mil habitantes, de acordo com levantamento feito por Fernando Mendes, Alberto Malta e Lazarini de Almeida:

Casos novos em matéria trabalhista em países selecionados e sua relação por cem mil habitantes.

Somado a isso, aproximadamente 22% da mão de obra das empresas atualmente é contratada por meio de prestadores de serviços terceirizados, o que faz com que boa parte do risco seja decorrente das infrações cometidas por terceiros.

A Vale do Rio Doce, uma das maiores empregadoras do país, em 2017 possuía 131 mil empregados, dos quais 44% eram terceirizados. Posteriormente, a empresa provisionou 582 milhões de dólares para seus processos trabalhistas, com mais dois bilhões de dólares em passivos contingentes.

Análise de riscos reputacionais

Riscos reputacionais estão ligados a problemas e danos relacionados à imagem e a marca de uma empresa. 

O assunto ganhou importância no Brasil principalmente a partir de 2014, com a Operação Lava-Jato, considerada uma das maiores iniciativas de combate à corrupção e lavagem de dinheiro no nosso país e da história mundial.

A perda de R$ 55 bilhões em valor de mercado das maiores empreiteiras do país, com várias delas pedindo recuperação judicial por conta dos escândalos de corrupção revelados, trouxe uma forte pressão para que as empresas brasileiras investissem mais em políticas de conformidade. 

Em 2017, uma pesquisa realizada pela Câmara Americana de Comércio (Amcham) revelou que 59% das empresas brasileiras investiram em políticas de compliance após a Operação Lava Jato.

Nessa mesma pesquisa, 44% dos entrevistados afirmaram que o foco das companhias para evitar fraudes tem sido investir, dentre outras ações, em um processo mais elaborado de gestão e monitoramento de fornecedores e prestadores de serviços.

Por que investir na qualidade de relacionamento com os fornecedores?

Manter uma boa gestão de relacionamento com fornecedores é essencial para um negócio bem-sucedido. Assim como uma postura apresentável e carisma são atrativos nos círculos sociais e cativam as pessoas, valorizar a relação com o fornecedor pode abrir portas.

De início, o mais relevante é garantir a total transparência no processo. Mesmo que não aconteça interação direta entre contratante e fornecedor durante o processo de qualificação, começa nessa etapa a demanda por clareza no compartilhamento de informações, honestidade na capacidade de atendimento e comprovação de compliance.

Após a homologação, com o fornecedor apto para a parceria, o relacionamento poderá se desenvolver de fato. Aqui, além de buscar um alinhamento perfeito de expectativas entre as partes, a empresa tem a oportunidade de consolidar a parceria com uma postura positiva e colaborativa. 

Para entender melhor esse conceito, o vídeo abaixo, do canal Tamo Junto traz bons insights para o relacionamento com os fornecedores do seu negócio:

Como dispensar fornecedores corretamente?

Por fim, é importante ressaltar que existem contratempos nesse ramo. Não é por acaso que todas as etapas anteriores passam por muitas validações — nem tudo dará certo e é relativamente comum que parcerias com fornecedores cheguem ao fim.

No entanto, existe a maneira correta de lidar com a situação, que deve ser bem detalhada na política interna ou no seu manual sobre a gestão de fornecedores. Assim como demitir um colaborador é um momento delicado, que também requer atenção.

De modo geral, é importante que a gestão de compras e fornecedores:

• dê feedbacks frequentes: não dispense fornecedores ao primeiro sinal de problema. Antes disso, procure entender a situação, deixe claro os pontos de satisfação e insatisfação, e demande melhorias antes de finalizar uma parceria;

• cumpra o contrato: em casos extremos, a resposta mais comum é enérgica, porém isso não cabe em relações profissionais. No caso, o melhor a se fazer é honrar os termos de contrato até o fim;

• dê alternativas de negociação: nenhuma empresa abriria mão de um cliente sem antes tentar convencê-lo a continuar investindo nela, algo que costuma ser recompensado. Trata-se de uma boa forma de transformar um revés em vantagem para o negócio;

• resolva com calma: dispensar um fornecedor não é algo que se faz por e-mail, WhatsApp ou ligação rápida de 5 minutos. Reserve tempo na sua agenda para comunicar ao responsável no fornecedor, apresentar as suas justificativas e fechar o relacionamento em bons termos para ambos;

• mantenha a porta aberta: mesmo que uma demissão ou dispensa de fornecedor não seja uma situação positiva, é importante ser cuidadoso na sua condução, para que a porta não se feche. O futuro pode trazer novas oportunidades de negócio com o fornecedor e isso não deve ser descartado, a menos que ele cometa faltas de alta gravidade.

Ferramentas e boas práticas de gestão de fornecedores

Existem diversas maneiras e etapas para uma boa homologação e gestão de fornecedores, cuja responsabilidade é distribuída por diversas áreas da empresa. 

“As empresas necessitam de uma área de compras mais focada no negócio, que traga soluções aos problemas e que possa gerar valor, esse processo não é fácil e envolve uma boa gestão da cadeia. 

O ideal é, já na porta de entrada, termos políticas claras e ao longo de toda a jornada do fornecedor, monitorar seu desempenho a fim de garantir que o processo seja conduzido de acordo com o esperado pela organização.”, reforça Ana Paula Dourado Santos de Freitas, Consultora de Performance e Gestão de Fornecedores na Nexa Resources, do grupo Votorantim.

De acordo com a especialista, uma boa ferramenta de gestão de fornecedores tem “a visão da jornada do fornecedor desde o início da cadeia, sendo acompanhada por indicadores que possam dar essa visibilidade, do momento do cadastro, avaliação e habilitação para prestar serviço e ao longo dessa prestação, evitando assim risco de desabastecimento, imagem (integridade) e quebra. 

Esse acompanhamento precisa ser claro e transparente para ambas as partes, empresa e fornecedores, assim como eventuais planos de recuperação que possam ser gerados.”

Como funciona a homologação de fornecedores na Linkana?

Na Linkana, com o objetivo de estruturar o processo da melhor maneira possível, temos o que chamamos de jornada de sucesso do fornecedor, uma metodologia ágil e rápida para resolver os problemas de gestão de fornecedores.

“Os principais desafios envolvem ter um monitoramento eficiente dos indicadores para identificar previamente os pontos de falha, ter políticas e procedimentos claros para o público interno da organização quanto ao externo e ter ferramentas que possam suportar a análise e antecipação de eventuais riscos.”, ressalta Ana.

Para resolver tais problemas, a ferramenta da Linkana absorve todas as etapas e informações exigidas para fazer a homologação de fornecedores, bem como o monitoramento dos parceiros homologados, desde um cadastro simples no ERP, até uma rotina de avaliação de performance.

Na prática, nosso processo de qualificação e homologação de fornecedores segue três etapas principais, que são:

1. Cadastro e primeira homologação

2. Gestão de documentos e monitoramento

3. Gestão de contratos e avaliação de performance.

Veja a seguir como funciona cada uma dessas etapas.

1. Cadastro e primeira homologação de fornecedores

Para o processo de qualificação de fornecedores, quando uma empresa está analisando um fornecedor para uma concorrência ou até já selecionou um candidato, a primeira etapa é fazer o seu cadastro inicial antes de prosseguir na contratação do serviço ou produto de fato.

Normalmente, já nessa etapa, os compradores precisam cumprir determinações mínimas comerciais e de compliance para o fornecedor selecionado. 

Ela exige uma pré-análise de informações fiscais e financeiras, o cumprimento de políticas de compliance e códigos de fornecimento, dentre outras análises específicas.

Considerando que essa etapa deve ser requisito básico, exigido para todos os fornecedores e prestadores de serviços da companhia, é fundamental simplificar este processo ao máximo, a fim de torná-lo mais ágil, sem perder a eficiência.

Para isso, temos a utilização de uma ferramenta SaaS de fácil acesso, possibilitando emissão de certidões negativas via Robot Process Automation (RPA), além da automação das rotinas de due diligence e background check, com base públicas integradas de sanções governamentais, anticorrupção, listas restritivas nacionais e internacionais, mídias negativas e processos criminais. 

Lembrando que tais análises são imprescindíveis não só na entrada do fornecedor, mas também devem ser atualizadas periodicamente, para garantir a conformidade de fornecedores ativos ao longo do tempo.

Outros pontos dessa primeira fase

Além das informações públicas analisadas, esse processo também requer a coleta de dados mínimos para transações comerciais, tais como dados fiscais, dados bancários e informações de contato, que podem ser coletados de maneira simplificada e intuitiva junto ao fornecedor, como num portal em nuvem.

Ao final dessa etapa, uma vez aprovada a homologação do fornecedor, será necessário cadastrar suas informações no ERP ou e-procurement da empresa, para que a área de compras possa emitir pedidos, o jurídico gerar contratos, e o financeiro processar as rotinas de pagamentos. 

Visando a redução de custos, ganho de agilidade e diminuição de oportunidades para erros humanos no decorrer de processos tão burocráticos e recorrentes, contar com uma plataforma SaaS, como a Linkana,  garante uma rotina mais fluida e eficiente.

Com todas as informações automaticamente registradas, nenhum dado ou ação é perdida ou fica sem atribuição de responsabilidade, contribuindo para mitigação de riscos de fornecedores, especialmente aqueles reprovados durante a qualificação ou que se tornem inaptos posteriormente.

2. Gestão de documentos e monitoramento operacional de fornecedores

Podendo ocorrer simultaneamente ou após a etapa descrita acima, de acordo com o tipo ou criticidade do fornecedor em potencial, outros documentos e informações serão requisitados pelas áreas técnicas e de negócio.

Isso pode ser necessário para garantir a conformidade da empresa candidata, assim como o cumprimento adequado do serviço contratado ou a manutenção de um padrão de qualidade satisfatório para o material adquirido.

Nem todos os fornecedores precisam deste tipo de acompanhamento, diferentemente da realização da etapa anterior. 

Considere fatores como spend, impacto na produção e impacto financeiro na definição de quais fornecedores estratégicos deverão ser acompanhados e qual a recorrência ideal para o acompanhamento que será realizado. 

Fornecedores críticos, geralmente, terão um acompanhamento mais rigoroso, com o controle de vencimento e renovações de informações mensalmente ou bimensalmente, no máximo.

Mais uma vez, é imprescindível não só automatizar eventuais consultas a licenças públicas, mas também o controle e gestão de documentos enviados e questionários respondidos pelo fornecedor. 

A manutenção e atualização de tais informações deve ocorrer de maneira simplificada para garantir a mitigação de riscos operacionais permanentemente, com monitoramento e alertas via sistema e e-mail de documentos vencidos, bem como a integração das informações e dados de etapas de homologação técnica, como visitas de campo, dentre outras.

3. Gestão de contratos e avaliação de performance de fornecedores

Por fim, além da gestão de documentos e informações técnicas ou financeiras do fornecedor, certos parceiros precisarão ter sua performance contratual acompanhada de perto, principalmente em relação a indicadores de qualidade do produto ou serviço, cumprimento de prazos de entrega e volumes acordados. 

Avaliar periodicamente o fornecedor em relação ao cumprimento do seu Service Level Agreement (SLA) contratual é fundamental para se antecipar a problemas ou prejuízos decorrentes de falhas do fornecedor que impactem diretamente na produção, venda ou prestação de serviço da sua empresa. 

De acordo com um relatório da Procurement Leaders, 90% dos times de compras não coletam dados de performance de fornecedores.

Nessa rotina, a gestão de fornecedores, conduzida pelo gestor do contrato ou da área técnica ligada ao fornecedor, deve definir os indicadores que deverão ser acompanhados, com a utilização de ferramentas para automatizar o preenchimento e análise de dados de acordo com os critérios de conformidade e qualidade definidos. 

Assim como na etapa anterior, este tipo de acompanhamento normalmente é reservado para fornecedores recorrentes e críticos para produção ou sensíveis ao custo e spend da empresa.

3 benefícios práticos da gestão de fornecedores

Retorno sobre investimentos, ou Return on Investment (ROI), é um indicador de rentabilidade para um determinado projeto ou investimento realizado pela empresa. 

É talvez o principal indicador acompanhado pelo departamento de compras para determinar o sucesso de uma iniciativa, principalmente com o objetivo de reduzir custos ou potenciais prejuízos futuros para a companhia.

Para os gestores de procurement, é muito importante conseguir demonstrar retornos financeiros em iniciativas de homologação e gestão de fornecedores, principalmente para conseguir convencer diretores e administradores a aprovarem os investimentos solicitados, principalmente para novas ferramentas e softwares. 

A partir desta lógica, é importante ter em mente os três principais benefícios ou retornos potenciais de uma boa gestão de fornecedores, conforme resumido abaixo.

1. Gestão de fornecedores centralizada e simplificada

Conforme comentamos ao longo deste artigo, uma gestão mais moderna, que seja automatizada, simplificada e integrada, pode reduzir exponencialmente os custos de coleta, análise e atualização de dados de fornecedores. 

Em empresas que seguem processos lentos ou manuais, a projeção de impacto positivo é surpreendente. Para se ter uma ideia, a implementação da Linkana em uma grande indústria, por exemplo, chegou a reduzir custos de cadastro e primeira homologação em 80%, tornando o processo até 90% mais rápido.

2. Mitigação de riscos reputacionais

Benefícios hipotéticos ou difíceis de mensurar normalmente dificultam bastante a implementação de uma nova ferramenta ou processo, exceto em ações de governança corporativa e compliance, que normalmente possuem um peso reputacional e de proteção da imagem da empresa independente de retornos de curto ou médio prazo. 

Quando a empresa já conta com certa maturidade de governança, é bastante claro para a direção e administração dela que problemas reputacionais, nas ocasiões pontuais em que acontecem, normalmente resultam em prejuízos milionários ou até bilionários para a companhia. 

Neste sentido,  a gestão de fornecedores inclui uma política de compliance permanente junto a fornecedores e prestadores de serviços.

Dessa forma, ela funciona como um modelo de prestação de contas à acionistas, investidores e à sociedade, caso a empresa precise comprovar de maneira rápida e direta que tomou os devidos cuidados necessários, na ocasião de algum incidente ou problema ocorrido, seguindo as melhores práticas de mercado vigentes.

3. Mitigação de riscos operacionais

Talvez os mais fáceis de serem medidos, porém os mais difíceis de serem mitigados, temos os riscos operacionais decorrentes de cada tipo de fornecedor ou prestador de serviço contratado. 

Neste texto trouxemos uma série de exemplos práticos dos tipos de prejuízos financeiros que fornecedores críticos podem proporcionar, e a necessidade de um controle mais exigente deles dentro das etapas da jornada de sucesso do fornecedor. 

Uma gestão de fornecedores que inclui a coleta e atualização documental de forma técnica e rigorosa, bem como o acompanhamento recorrente de indicadores de saúde financeira e de performance, garante que sua empresa mitigue prejuízos potencialmente milionários.

O que você não pode esquecer sobre gestão de fornecedores?

Neste texto, demonstramos o que significa fazer um bom processo de gestão de fornecedores, seguindo as técnicas modernas de Supplier Relationship Management (SRM), além de conhecer os principais motivos, ferramentas e benefícios práticos de sua realização.

Também apresentamos a metodologia de gestão de fornecedores da Linkana por meio da nossa jornada de sucesso do comprador, na qual nossa solução segmenta as etapas e tarefas a serem realizadas por compradores e áreas de negócio da empresa, para garantir uma boa gestão e mitigação de riscos de fornecedores.

Se você entende que sua empresa chegou no momento de usar tecnologia para gerir fornecedores de uma maneira melhor e segura, entre em contato conosco. 

Estamos prontos para entender seus desafios, bem como estruturar a maneira que nosso software vai ajudá-lo a reduzir custos e gerar retornos financeiros para sua companhia.

Como a tecnologia ajuda a aprimorar a gestão de fornecedores?

A tecnologia ajuda a aprimorar a gestão de fornecedores por tornar todos os processos desse tipo de gerenciamento otimizados, precisos, e com menos falhas.

A solução da Linkana, por exemplo, utiliza recursos de Machine Learning e Inteligência Artificial para automatizar e simplificar processos de busca, homologação e monitoramento de fornecedores.

Inclusive, somos o único sistema do mercado que resolve um dos principais problemas de procurement, que é a ausência de uma base de dados de fornecedores compartilhados.

Não contar com o compartilhamento de informações de fornecedores gera muito mais trabalho para quem contrata e quem é contratado. Afinal, é preciso lidar com uma série de cadastros diferenciados, sem padronização, que exigem diversas etapas de preenchimento e envio de documentos, tornando essa tarefa repetitiva e extremamente burocrática.

Por outro lado, uma fundação de dados compartilhados, com a oferecida pela Linkana, resulta em diversas vantagens, tais como:

• aumento da produtividade do time de compras e procurement;

• identificação mais rápida de fornecedores aptos para atender às demandas da sua empresa;

• acesso a cadastros já verificados e validados;

• obtenção de insights que ajudam nas tomadas de decisão no que se refere à contratação de negócios fornecedores, entre muitas outras.

Diferenciais da Linkana

No que se refere à base de dados de fornecedores compartilhados que acabamos de citar, trata-se do módulo Perfil Universal do Fornecedor da Linkana, em que dados e documentos de fornecedores são reaproveitados em rede, compartilhando informações atualizadas entre múltiplos compradores e acelerando processos de forma automatizada e sem burocracia.

Além desse, outros diferenciais do nosso software são:

• MELHORES INSIGHTS → Nossos scores, ratings e certificações proprietários são construídos e compartilhados com a inteligência das maiores corporações do Brasil, garantindo aderência às melhores práticas e exigências de mercado.

• PLUG N' PLAY →  Conecte seu sistema legado, ERP ou e-procurement com nossa fundação de dados de fornecedores, tornando-a sua fonte única de verdade, dinâmica e 100% integrada em questão de minutos.

Somado a tudo isso, você e seu time ainda contarão com as seguintes funcionalidades:

• verificações automáticas;

• portal de fornecedores;

• monitoramento e alertas;

• avaliação de performance;

• análise de fornecedores ativos;

• enterprise-ready;

• Linkana ESG Rating;

• Linkana Network.

Quer entender melhor como tudo isso funciona? Então preencha agora o formulário abaixo e fale com um de nossos especialistas!