RFI, RFP e RFQ: quais as diferenças e quando usar cada uma?
RFI, RFP e RFQ são siglas que fazem parte do processo de compras de uma empresa e cada uma representa uma etapa diferente desse fluxo. Tratam-se de três documentos com dados distintos que, quando avaliados em conjunto, ajudam a decidir qual fornecedor contratar.
Resumidamente, RFI é o pedido de informação, RFP a solicitação de proposta, e RFQ a solicitação de cotação de valores.
Ao avaliar esses formulários, fica mais fácil trazer para a sua rede de fornecimento parceiros comerciais realmente alinhados com as necessidades do seu negócio, inclusive considerando questões como preços e capacidade de atendimento.
Dessa forma, as chances de ter problemas com desabastecimento, por exemplo, diminuem. Além disso, é possível estabelecer um bom relacionamento comercial com os fornecedores desde os primeiros contatos.
Achou interessante? Então, siga a leitura deste artigo e entenda as principais diferenças entre RFI, RFP e RFQ, os desafios de gerenciar essas etapas e as melhores práticas para otimizar esses três processos.
Quais as principais diferenças entre RFI, RFP e RFQ?
As principais diferenças entre RFI, RFP e RFQ são as etapas do fluxo de compras e de busca pelo fornecedor ideal que cada uma dessas siglas está relacionada, os objetivos e propósitos, e também as informações que esses documentos devem conter.
A melhor forma de entender essa diferenciação é conhecendo cada uma delas. Veja a seguir.
O que é RFI?
RFI é a abreviação do termo em inglês Request for Information, que traduzido para o português significa pedido de informação.
Este documento é o primeiro passo para uma gestão de fornecedores eficiente, pois é o que traz informações gerais sobre esse parceiro em potencial.
Além dos dados de identificação do fornecedor, um RFI deve apontar:
tempo de atuação e experiência no setor;
capacidade produtiva;
previsão de prazos de entrega;
entre outras informações similares.
Geralmente, esse documento é usado para obter as primeiras impressões sobre o fornecedor e tirar dúvidas sobre o que ele oferece e de qual maneira, antes de pedir o envio de orçamentos.
Dessa forma, se já na RFI for identificado algum ponto que não atende às necessidades da sua empresa, a avaliação desse parceiro é finalizada e os esforços são direcionados para encontrar outro mais adequado. Isso evita perda de tempo, de dinheiro, e otimiza a contratação.
O que é RFP?
Já RFP, sigla para Request for Proposal, que quer dizer solicitação de propostas no nosso idioma.
Neste documento os fornecedores em potencial devem apresentar soluções para as demandas da empresa requisitante, destacando porque são os mais aptos para atendê-la.
Por esse motivo, o RFP tende a ser mais técnico e detalhar aspectos como:
tipo de matéria-prima, insumo ou serviço;
modo de fabricação e/ou entrega;
tempo necessário para o abastecimento;
entre outras particularidades.
Considerando a diferença entre RFI, RFP e RFQ, a solicitação de proposta é usada para comparar a capacidade técnica entre cada uma das empresas fornecedoras que estão sendo avaliadas.
Esse ponto de vista é essencial para embasar a tomada de decisão de contratação e evitar problemas futuros, como o risco de desabastecimento.
O que é RFQ?
RFQ é a abreviatura de Request for Quotation, e quer dizer solicitação de cotação. É por esse documento que os fornecedores selecionados nas etapas anteriores enviam suas propostas de valores para o time de compras e procurement.
O objetivo do RFQ é facilitar a comparação de orçamentos entre todas as empresas fornecedoras que se mostram aptas para suprir a demanda de abastecimento.
Esse formulário permite, por exemplo, avaliar os custos de cada produto e/ou serviço de uma maneira ampla, e não apenas o preço final cobrado pelos fornecedores.
Imagine que a sua empresa precise de dois tipos de matérias-primas diferentes, e que há três fornecedores devidamente qualificados que entregam esse item.
O primeiro oferece um dos insumos mais em conta, porém o segundo dá desconto na compra de grandes quantidades, e o terceiro tem prazos de pagamento melhores. Como escolher o melhor?
Por meio do RFQ fica mais fácil fazer essa análise, chegando mais rapidamente ao melhor custo-benefício para a sua empresa.
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Os 3 principais desafios no gerenciamento de RFI, RFP e RFQ
Como você pôde ver, RFI, RFP e RFQ são ótimas ferramentas que contribuem bastante para otimizar os processos de aquisição e a seleção de fornecedores. Porém, para obter esses retornos positivos, pode ser necessário enfrentar alguns desafios, e os principais são:
ausência de padronização;
excesso de trabalho manual;
descentralização de informações.
1. Ausência de padronização
O ideal é que cada um desses documentos seja padronizado de acordo com o que a sua empresa precisa. Quando isso não acontece, a tendência é os fornecedores enviarem os dados de formas diferentes.
Ao fazerem isso, o time de compras e procurement perde tempo levantando as informações, afetando a produtividade e impactando negativamente as análises, já que vários dados podem ser perdidos nesse processo.
2. Excesso de trabalho manual
O mesmo princípio vale para quando o pedido de informação, a solicitação de proposta e a solicitação de cotação de valores são tratados manualmente.
Não usar a tecnologia para analisar esses documentos, e em processos de aquisição e seleção de fornecedores exige muito mais dos profissionais, demanda mais tempo e aumenta as chances de erros.
Por outro lado, ao automatizar esse fluxo fica muito mais fácil analisar esses documentos, enviar e receber dados, validar informações, homologar fornecedores, entre várias outras atividades relacionadas.
3. Descentralização de informações
O departamento de compras deve ser o responsável pela emissão, solicitação e gerenciamento do RFI, RFP e RFQ.
Centralizar esses documentos nesse setor é a melhor forma de evitar a perda de informações e que os fornecedores sejam contatados por vários profissionais ao mesmo tempo, situação que pode comprometer o relacionamento antes mesmo de concretizá-lo.
5 boas práticas de RFI, RFP e RFQ
Para lidar com os desafios no gerenciamento desses documentos, existem algumas boas práticas que você pode adotar. Entre as que não podem ficar de fora estão:
definir quais informações devem conter em cada formulário para garantir fluxos eficientes e que realmente gerem valor para a empresa;
padronizar cada documento e decidir a melhor forma de enviar e coletá-los;
estabelecer critérios e regras sobre o fluxo de emissão entre eles, isto é, o que é necessário cumprir para que a solicitação seguinte ser feita;
determinar prazos de preenchimento e envio a serem cumpridos pelos fornecedores;
usar ferramentas que ajudem a automatizar os processos de aquisição e a seleção de fornecedores.
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